9 Schritte zur Vermeidung von Fehlbeständen mithilfe von Lagerautomatisierung

Wenn man sich das Lieferkettenmanagement als komplizierten Tanz vorstellt, sind Fehlbestände falsche Schritte, die Ihr Unternehmen Geld und Vertrauen kosten. Doch was, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese Fehlbestände vorherzusagen? Oder besser noch: Wie wäre es mit einer Möglichkeit, sie komplett zu vermeiden? In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Ursachen und Folgen von Fehlbeständen. Vor allem aber gehen wir darauf ein, wie Sie diese mit Lagerautomatisierung verhindern können.

Definition von Fehlbeständen

Eigentlich ist die Bedeutung des Worts „Fehlbestand“ selbsterklärend. Trotzdem wollen wir diesen zentralen Begriff dieses Artikels zunächst einmal definieren: Ein Fehlbestand tritt auf, wenn ein Artikel trotz kundenseitiger Nachfrage nicht zum Kauf verfügbar ist. Die Situation ist äquivalent dazu, dass ein Geschäft bzw. ein Einzelhändler seinen Kunden mitteilt: „Tut uns leid, aber das, was Sie brauchen, haben wir nicht da.“

Abgesehen von den entgangenen Umsätzen können Fehlbestände die Markentreue untergraben. Denn möglicherweise bringen sie Verbraucher dazu, nach Alternativen zu suchen. Schließlich befinden wir uns im Zeitalter des schnellen Einzelhandels, in dem Kunden ein sofortiges Fulfillment erwarten. Wenn Unternehmen also lange überleben wollen und ein nachhaltiges Kundenvertrauen anstreben, müssen sie Fehlbestände verstehen und Strategien zu deren Vermeidung entwickeln.

Bevor wir uns jedoch mit vorbeugenden Maßnahmen befassen, sollten wir uns zunächst einmal die geschäftlichen Folgen von Fehlbeständen ansehen. Dabei erläutern wir auch, warum sich Ihr Unternehmen diese nicht leisten kann.

Die Folgen von Fehlbeständen – und warum Ihr Unternehmen sie sich nicht leiten kann

Fehlbestände bzw. Fälle, in denen ein Produkt trotz Kundennachfrage nicht zum Verkauf verfügbar ist, haben für Unternehmen erhebliche Folgen. Diese Folgen sind nicht nur finanzieller Natur, sondern haben auch tiefgreifende Auswirkungen auf die Kundentreue und den Ruf der Marke. Schauen wir uns die kaskadierenden Auswirkungen von Fehlbeständen einmal genauer an:

• Finanzielle Verluste: Auf der unmittelbarsten Ebene führen Fehlbestände zu direkten Umsatzeinbußen. Wenn kaufbereite Kunden keinen Kauf tätigen können, wirkt sich das unmittelbar auf die Einnahmen aus. Darüber hinaus können den Unternehmen zusätzliche Kosten durch beschleunigte Lieferungen oder Eilaufträge entstehen – oder auch durch die Notwendigkeit, Produkte von anderen Lieferanten zu einem möglicherweise höheren Preis zu beziehen.
• Einbußen bei der Kundentreue: Vielleicht noch schädlicher als die unmittelbaren finanziellen Verluste sind die Auswirkungen auf die Kundentreue. Denn wenn Kunden die gewünschten Produkte nicht finden können, sind sie oft enttäuscht oder frustriert. Kommt es häufiger zu Fehlbeständen, nehmen Kunden ein Unternehmen möglicherweise als unzuverlässig wahr. Im Laufe der Zeit entschließen sich diese Kunden dann eventuell, bei Wettbewerbern zu bestellen, die ihre Bedürfnisse stets befriedigen können.
• Schädigung des Markenrufs: Wir befinden uns im Zeitalter von Social Media und Online-Rezensionen. Da kann schon ein einziger Lieferausfall zu negativer Publicity führen. Die Stimme der Kunden ist aktuell lauter denn je – sie tauschen sich bereitwillig online über ihre Erfahrungen aus. Mehrere Beschwerden über das Nichtverfügbarsein von Produkten können den Ruf einer Marke schädigen und es schwieriger machen, neue Kunden zu gewinnen.
• Höhere Betriebskosten: Kommt es häufig zu Fehlbeständen, fühlen sich Unternehmen unter Umständen dazu gezwungen, höhere Lagerbestände als Puffer zu halten. Das führt zu höheren Betriebskosten. Zudem geben Unternehmen möglicherweise mehr Geld für Bestandsverwaltungssysteme oder Personal aus, um Fehlbestände in Zukunft zu vermeiden.

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• Verpasste Markteinblicke: Ständige Fehlbestände können auf ein tiefer liegendes Problem hinweisen: nämlich auf schlechte Nachfrageprognosen. Wenn ein Unternehmen die Nachfrage nach einem Produkt ständig unterschätzt, entgehen ihm möglicherweise auch wichtige Markteinblicke und Möglichkeiten zur Expansion oder Diversifizierung.
• Langfristige Umsatzeinbußen: Manche Folgen von Fehlbeständen sind eventuell gar nicht unmittelbar ersichtlich. Wenn ein Kunde einmal etwas bei einem Unternehmen bestellen wollte und dabei gleich mit einem Fehlbestand konfrontiert war, wird möglicherweise nie wieder zu diesem Unternehmen zurückkommt. Und zwar auch dann nicht, wenn das Produkt später irgendwann wieder verfügbar ist. Die langfristigen Umsatzeinbußen durch solche Kunden können sich im Laufe der Zeit erheblich summieren.
• Angespannte Lieferantenbeziehungen: Wiederholte Fehlbestände können auch die Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten beeinträchtigen. Dringende Nachbestellungen, häufige Änderungen von Bestellungen oder Schuldzuweisungen können die Beziehungen belasten. Möglicherweise können sie auch zu ungünstigeren Bedingungen oder gar zur Beendigung der Partnerschaft führen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die finanziellen Auswirkungen von Fehlbeständen natürlich unbestreitbar sind. Allerdings können die eher schleichenden Auswirkungen auf die Kundentreue und den Ruf der Marke für Unternehmen länger anhaltende und potenziell verheerende Folgen haben. Eine effektive Bestandsverwaltung, die durch eine genaue Bedarfsprognose unterstützt wird, ist für Ihr Unternehmen folglich von entscheidender Bedeutung. Denn so können Sie die Herausforderungen im Zusammenhang mit Fehlbeständen meistern und auf lange Sicht für Rentabilität und Wachstum sorgen.

Doch bevor Sie diese enormen geschäftlichen Folgen von Fehlbeständen verhindern können, müssen Sie natürlich zunächst einmal die zugrunde liegenden Faktoren kennen. Schauen wir uns die Ursachen also einmal genauer an.

Ursachen von Fehlbeständen – diese zugrunde liegenden Faktoren gibt es

Fehlbestände sind der Albtraum eines jeden Einzelhändlers. In der Geschäftswelt kommen sie jedoch häufig vor. In einigen Fällen sind sie auf unvorhersehbare Faktoren zurückzuführen. Oft resultieren sie aber aus vermeidbaren Fehlern oder Versäumnissen. Die Erforschung der Ursachen kann Ihrem Unternehmen helfen, Strategien zu entwickeln, um Fehlbestände zu minimieren oder sogar zu vermeiden. Im Folgenden möchten wir Ihnen also einige der zentralen Gründe für Fehlbestände vorstellen.

• Ungenaue Bedarfsprognose: Eine der häufigsten Ursachen für Fehlbestände ist die Unfähigkeit, die Produktnachfrage genau vorherzusagen. Wenn Unternehmen die Beliebtheit eines Produkts oder den Bedarf nach diesem Produkt unterschätzen, bestellen sie möglicherweise nicht genügend Exemplare davon, um die Kundennachfrage zu decken.
• Ineffiziente Bestandsverwaltung: Selbst bei einer genauen Prognose kann eine schlechte Bestandsverwaltung zu Fehlbeständen führen. Beispiele dafür sind, dass Lagerbestände nicht rechtzeitig wieder aufgefüllt werden, dass Bestände verlegt werden oder dass keine Systeme für die Bestandsverfolgung in Echtzeit vorhanden sind.
• Variabilität der Vorlaufzeit: Die Vorlaufzeit ist die Zeitspanne zwischen Auftragserteilung und Eingang der Bestellung. Wenn diese Zeit schwankt, kann dies zu Fehlbeständen führen – vor allem, wenn es bei der Planung nicht angemessen berücksichtigt wird. Schwankungen können zum Beispiel aufgrund von Inkonsistenzen beim Lieferanten auftreten oder aber durch Verzögerungen beim Zoll.
• Störungen in der Lieferkette: Externe Faktoren wie Naturkatastrophen, Streiks, geopolitische Spannungen oder Pandemien können zu Störungen in der Lieferkette führen. Wenn Lieferanten ihre Waren nicht rechtzeitig liefern können, können Fehlbestände im Einzelhandel entstehen.

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• Engpässe beim Cashflow: Manchmal haben Unternehmen eine klare Vorstellung von der Nachfrage, verfügen aber nicht über die notwendigen Mittel, um einen angemessenen Lagerbestand zu kaufen. Auch das kann zu Fehlbeständen führen.
• Probleme mit Lieferanten: Es kann vorkommen, dass ein Lieferant Produktionsprobleme hat, seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann oder seinen Betrieb einstellt. Bei den Unternehmen, die auf diesen Lieferanten angewiesen sind, können dadurch Fehlbestände entstehen.
• Unzureichender Sicherheitsbestand: Der Sicherheitsbestand ist ein zusätzlicher Bestand, der zur Deckung von Schwankungen in der Nachfrage oder im Angebot vorgehalten wird. Ein unzureichender Sicherheitsbestand für Produkte mit hoher Variabilität kann zu Fehlbeständen führen.
• Schnelle Veränderungen der Marktnachfrage: Beispielsweise durch virale Trends oder unerwartete Ereignisse kann es zu unerwarteten Nachfragespitzen nach bestimmten Produkten kommen. Dadurch können plötzliche Fehlbestände entstehen.
• Zurückweisung von Waren bei der Qualitätskontrolle: Wenn eine Charge von Produkten nicht den geforderten Qualitätsstandards entspricht und zurückgewiesen wird, können Fehlbestände entstehen. Das gilt vor allem, wenn keine Ersatzprodukte verfügbar sind.
• Logistische Verzögerungen: Transportprobleme wie zum Beispiel Verspätungen beim Versand, Verzögerungen durch den Zoll oder Streiks im Transportwesen können dazu führen, dass Produkte nicht rechtzeitig an ihrem Bestimmungsort ankommen.
• Zusammenbruch der Kommunikation: Fehlkommunikation zwischen Abteilungen wie zum Beispiel zwischen Vertrieb und Beschaffung kann zu unzureichenden Lagerbeständen führen. Das kann beispielsweise vorkommen, wenn der Vertrieb eine Werbeaktion durchführt, ohne das Beschaffungsteam darüber zu informieren. So können Fehlbestände entstehen.

Der erste Schritt zur Vermeidung von Fehlbeständen besteht darin, die Ursachen dafür zu verstehen. Durch die Identifizierung von Schwachstellen in der Lieferkette, in der Bestandsverwaltung und bei den Prognosemethoden können Unternehmen Strategien entwickeln, um die Risiken von Fehlbeständen zu mindern. So können sie sicherstellen, dass sie die Kundennachfrage durchgängig befriedigen können. Das wiederum trägt zum Schutz des Markenrufs bei.

Die Folgen und Ursachen von Fehlbeständen kennen wir nun also. Schauen wir uns als Nächstes einmal an, welche Möglichkeiten zur Vorbeugung von Fehlbeständen es mit Lagerautomatisierung gibt.

9 Maßnahmen, um mithilfe von Lagerautomatisierung Fehlbestände zu vermeiden

Das Vermeiden von Fehlbeständen ist wichtig, um ein positives Markenimage aufrechtzuerhalten, die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und den Umsatz zu steigern. Mit dem Aufkommen der modernen Technologie haben Unternehmen jetzt ein leistungsstarkes Tool in der Hand: Lagerautomatisierung. Zur Lagerautomatisierung gehört natürlich auch Logistikverwaltungssoftware wie Lagerverwaltungssysteme und Warehouse Control Systems (WCS). Wenn es darum geht, Fehlbestände zu vermeiden, können all diese Systeme einiges bewirken.

Es geht jedoch nicht nur darum, ein für Ihr Unternehmen geeignetes Softwarepaket für die Logistik zu implementieren – und zwar unabhängig davon, ob Ihre Lösung nun Lagerautomatisierung beinhaltet oder nicht. Entscheidend ist auch, zu wissen, wie Sie die Software nutzen können. Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Logistiksoftware nutzen können, um Fehlbestände zu vermeiden.

1. Einführen von Bestandsverfolgung in Echtzeit

Integrieren Sie Software wie Lagerverwaltungssysteme und Warehouse Control Systems. So haben Sie stets einen aktuellen Überblick über die Lagerbestände. Behalten Sie die Bestände dann konsequent im Blick, um potenziell entstehende Fehlbestände präventiv zu erkennen.

2. Nutzen von Funktionen für bessere Prognosen

Verwenden Sie Ihr Lagerverwaltungssystem zur Analyse von Verkaufsdaten, historischen Trends und anderen Kennzahlen. Basierend darauf können Sie die Nachfrage prognostizieren. Passen Sie die Lagerbestände dann entsprechend dieser Prognosen an.

3. Etablieren von effizienten Prozessen für Nachbestellungen

Programmieren Sie Ihre automatischen Systeme so, dass sie bei Überschreitung von festgelegten Bestandsschwellen automatisch Nachbestellungen auslösen. So können Sie einen rechtzeitigen Nachschub gewährleisten, bevor der Bestand auf ein zu niedriges Niveau fällt.

4. Priorisieren einer verbesserten Warenwälzung

‍Verwenden Sie bei der Verwaltung Ihrer Bestände automatisierte Methoden wie das FIFO-Verfahren („First In, First Out“). So können Sie das Risiko von Veralterung verringern und gewährleisten, dass frische Bestände verfügbar sind.

5. Minimieren von menschlichen Fehlern

Stellen Sie von manueller Bestandsverwaltung auf automatische Systeme um. So können Sie Diskrepanzen zwischen den erfassten und den tatsächlichen Lagerbeständen reduzieren.

6. Integration mit Lieferanten

Verknüpfen Sie Ihr Lagerverwaltungssystem wenn möglich mit den Systemen Ihrer Lieferanten. Das ermöglicht ein automatisches Bestellen, wenn die Bestände unter ein bestimmtes Niveau fallen.

7. Nutzen von Datenanalysen und Erkenntnissen

Schauen Sie sich die Erkenntnisse aus den Analysetools Ihres automatischen Lagersystems regelmäßig an. Versuchen Sie, Bestandsmuster und Verkaufstrends zu verstehen, um mögliche Fehlbestände vorherzusagen und zu verhindern.

8. Optimieren der Lagerfläche

Sorgen Sie dafür, dass Ihr automatisches Lager den Platz effizient nutzt. Denn das gewährleisten eine schnelle Aus- und Einlagerung.

9. Einplanen von Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, müssen Sie sicherstellen, dass sich Ihre automatischen Systeme an die zunehmende Komplexität der Bestände anpassen können. Im folgenden Video erklärt Anders Mathisen von AutoStore, wie wichtig Skalierbarkeit und Flexibilität für Ihr Lagersystem sind. Dabei legt er auch dar, wie das modulare Design von AutoStore eine unkomplizierte und sichere Skalierung ermöglicht.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zahlreiche Strategien zur Vermeidung von Fehlbeständen gibt. Die wichtigsten davon sind jedoch die Integration von Lagerautomatisierung und der dazugehörigen Software (Lagerverwaltungssystemen bzw. Warehouse Control Systems). Diese Technologien geben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Bestände mit beispielloser Präzision zu überwachen, zu analysieren und zu verwalten. Damit gehören Fehlbestände eindeutig der Vergangenheit an. Bei der Investition in solche Systeme geht es jedoch nicht nur um Effizienzsteigerungen. Denn diese Investionen tragen auch dazu bei, die ständige Verfügbarkeit von Produkten zu gewährleisten, das Vertrauen der Kunden zu erhalten und den Ruf Ihrer Marke in einem immer stärker umkämpften Markt zu schützen.

Wenn wir schon davon sprechen, welche Vorteile es hat, Fehlbestände in den Griff zu kriegen, sollten wir uns die tatsächlichen Auswirkungen genauer ansehen.

Jetzt investieren und zukünftige Spitzenleistungen im Einzelhandel sichern

Das Vermeiden von Fehlbeständen durch Lagerautomatisierung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. In erster Linie sorgt eine ständige Verfügbarkeit von Produkten für einen besseren Ruf einer Marke bei Verbrauchern und fördert so Vertrauen und Loyalität. Diese Zuverlässigkeit stärkt nicht nur die Marke, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit erheblich. Wenn Kunden stets das finden, was sie brauchen, ebnet dies den Weg für ein positives Einkaufserlebnis. Somit sorgt es dafür, dass Ihre Kunden immer wieder zu Ihnen zurückkehren. Doch Unternehmen können auch über das Kundenerlebnis hinaus davon profitieren, wenn sie die Produktverfügbarkeit sicherstellen: Denn so können sie einen stetigen Umsatzstrom aufrechterhalten und die finanziellen Fallstricke von Umsatzeinbußen infolge von Fehlbeständen vermeiden.

Die betriebliche Effizienz ist ein weiterer wichtiger Vorteil. In automatischen Lagern werden manuelle Aufgaben und Fehler erheblich reduziert. Diese Rationalisierung der Prozesse hilft bei der Beseitigung von betrieblichen Engpässen und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf des Tagesgeschäfts. In einer Zeit, in der sich die Technologie und die Anforderungen der Verbraucher ständig weiterentwickeln, ist ein Unternehmen mit einem automatischen Lagersystem in der Lage, sich schnell und nahtlos anzupassen.

Man kann also sagen: Die Integration der Lagerautomatisierung ist für Unternehmen nicht nur eine strategische Entscheidung. Vielmehr ist sie ein unverzichtbarer Schritt hin zur Modernisierung. Sie legt den Grundstein für effiziente Abläufe und Kundenzufriedenheit und wirkt wie ein starker Schutzschild gegen die negativen Auswirkungen von Fehlbeständen. Wenn Unternehmen jetzt Zeit und Ressourcen in diese Systeme investieren, können sie ihre Position in der Zukunft sichern und sich als Vorreiter im Einzelhandel behaupten.

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FAQ

Was ist ein Beispiel für einen Fehlbestand?

Ein Fehlbestand liegt vor, wenn ein bestimmter Artikel nicht zum Verkauf oder zur Lieferung verfügbar ist, wenn ein Kunde diesen Artikel haben möchte. Wenn ein Kunde zum Beispiel in ein Geschäft geht und Sneakers von einer bestimmten Marke sucht, diese jedoch im Geschäft nicht vorrätig sind, liegt ein Fehlbestand vor.

Was sind Fehlbestände und wie kann ich sie verhindern?

Fehlbestände sind Situationen, in denen Artikel nicht zum Verkauf oder zur Lieferung verfügbar sind. Sie lassen sich durch eine effektive Bestandsverwaltung, regelmäßige Bedarfsprognosen, den Einsatz automatischer Bestandssysteme und das Vorhandensein von Mindest- bzw. Sicherheitsbeständen vermeiden.

Was sind die Ursachen für Fehlbestände?

Zu den Ursachen für Fehlbestände gehören eine schlechte Bestandsverwaltung, unerwartete Nachfragespitzen, Störungen in der Lieferkette, verspätete Lieferungen von Lieferanten und ungenaue Bedarfsprognosen.

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